Przedsiębiorcy, menadżerowie oraz właściciele firm, którzy choćby raz mieli za zadanie zorganizowanie konferencji, z pewnością zgodzą się z nami, że największą bolączką w całym tym procesie jest wybór odpowiedniej sali, która to z jednej strony będzie wystarczająco duża, by pomieścić wszystkich biorących udział w konferencji uczestników, a z drugiej – której wynajęcie nie będzie nas kosztowało nadmiernie dużo, bowiem niejednokrotnie nie możemy sobie pozwolić na zbyt dużą dowolność, bowiem ograniczani jesteśmy ściśle ustalonym budżetem. Na jakie cechy sali konferencyjnej zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy obiekt, który w najpełniejszym możliwym stopniu spełni pokładane w nim nadzieje? Tym właśnie zajmiemy się w ramach dzisiejszego artykułu – zapraszamy do lektury!
Jak możemy donieść na bazie własnych doświadczeń, niezwykle istotne jest, aby sala konferencyjna wyposażona była w nowoczesny osprzęt w formie projektorów, telewizorów, zdigitalizowanych tablic oraz głośników, dzięki którym prezentacja kluczowych treści stanie się nie tylko o wiele łatwiejsza, ale i forma przekazywania materiału zwiększy o nawet kilkanaście procent stopień zaangażowania uczestników, co z kolei bezpośrednio przełoży się na lepsze przyswojenie przez nich materiału, co powinno być dla nas najwyższym priorytetem. Analizując wyposażenie, warto także sprawdzić, czy w obiekcie zadbano o klimatyzację/ogrzewanie, bowiem pozwoli to na komfortowe uczestniczenie w konferencji niezależnie od panujących na zewnątrz warunków pogodowych.
Warto także, aby w pobliżu sali znajdowała się restauracja lub punkt bankietowy, dzięki czemu osobom biorącym udział w konferencji zapewnić będziemy możliwość spożycia posiłku lub choćby wypicia energetyzującej kawy w przerwach pomiędzy kolejnymi prelekcjami. Jeżeli wydarzenie ma być rozciągnięte na kilka kolejnych dni, kluczowym jest także zapewnienie uczestnikom komfortowego noclegu w możliwie jak najbliższym otoczeniu sali, z maksymalnym ograniczeniem konieczności dojazdów do miejsca, w którym prezentowane będą kluczowe z punktu widzenia organizatora materiały.
Osoba taka powinna także, jak już wspominaliśmy, zaznajomić się z dokładną ofertą cenową za wynajem lokalu oraz świadczenie dodatkowych usług dla uczestników, gdyż pozwoli to ustalić, czy sala która spełnia jej wymogi znajduje się w zakresie cenowym, który uznać można za akceptowalny. Jeżeli okaże się, że zorganizowanie kilkudniowej konferencji znacznie przekroczy budżet który pragnęliśmy na taki cel przeznaczyć, jedynym sensownym rozwiązaniem okaże się bez wątpienie przystąpienie do dalszych poszukiwań oraz podjęcie prób znalezienia obiektu, który jest może nieco mniej prestiżowy, jednakże którego wynajęcie nie wydrenuje całkowicie naszego budżetu inwestycyjnego. Zadanie to może nie być łatwe, jednakże jesteśmy przekonani, że przy przeogromnej wręcz ofercie sal konferencyjnych dostępnej w Sieci, kilka lub kilkanaście godzin wystarczy, aby wybrać obiekt naszych marzeń!